Behandling av personuppgifter När du registrerar dig som medlem uppger du dina personuppgifter. I samband med det godkänner du att vi lagrar och använder dina uppgifter i vår verksamhet för att fullfölja avtalet gentemot dig som medlem i vår klubb. Du har enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) rätt att få ta del av den information som finns registrerat om dig.
Personuppgiftspolicy Svenska Volvo PV-klubben sparar medlemmarna uppgifter om namn, adress, telefonnummer, födelseår, mejladress, medlemsnummer, för att kunna skicka ut tidningarna PV-Notiser och PV-Entusiasten och andra trycksaker som Almanackan och Medlemsmatrikeln samt övrig information om vår verksamhet. Alla personuppgifter hanteras med sekretess och säljs eller lämnas aldrig vidare, utan används enbart för Svenska Volvo PV-klubbens syften och i enlighet med Dataskyddsförordningen. Vi har ett dokument som heter Personuppgiftspolicy för Svenska Volvo PV-klubben som beskriver detta mer detaljerat och kan laddas ned från vår hemsida.
Dina rättigheter Du har rätt till insyn hur dina personuppgifter behandlas. Vill du veta vilka uppgifter vi har om dig, kan du enklast ta kontakt med Ingvar Hedin som hanterar och sköter vårt medlemsregister. Du kan begära ett utdrag från vårt register, och begära att informationen ska rättas eller tas bort. En begäran om något av det nämnda kan skickas till medlemsregistret@pv-klubben.org, eller ringa till vår klubblokal på tisdagar på 08-600 1977 alt. posta ett brev till Svenska Volvo PV-klubben, Hovslagarevägen 31, 192 54 Sollentuna.
Skulle du uppleva att Svenska Volvo PV-klubben inte behandlar dina personuppgifter korrekt har du rätt att vända dig till Datainspektionen för att lämna klagomål. För att vi ska kunna hjälpa dig så snabbt som möjligt önskar vi att du vänder dig till oss i första hand. Det är viktigt att du som medlem känner dig trygg med oss.
I den verksamhet som Svenska Volvo PV-klubben, härefter PV-klubben, bedriver behandlas diverse personuppgifter. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett korrekt sätt som inte riskerar att göra intrång i den personliga integriteten hos den vars personuppgifter behandlas. PV-klubben ska i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga som behandlar personuppgifter för PV-klubbens räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs för behandling av sådana uppgifter.
Denna personuppgiftspolicy (”Policyn”) innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av PV-klubben i egenskap av personuppgiftsansvarig samt personuppgiftsbiträde, oavsett vilken typ av personuppgifter det är fråga om och vems personuppgifter det rör. Syftet med Policyn är att tillhandahålla registrerad viktig information om PV-klubbens personuppgiftshantering, öka kunskapen inom PV-klubben avseende innehållet i Europaparlamentets och Rådets Förordning 2016/679 av den 27 april 2016 (”Dataskyddsförordningen”) och säkerställa att PV-klubben uppfyller sina skyldigheter enligt densamma.
PV-klubben samlar in och behandlar personuppgifter inom de områden och funktioner som listas nedan.
I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att uppfylla vårt uppdrag till våra med lemmar, funktionärer och leverantörer. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan fullgöra våra förpliktelser eller avtal.
Nedan finner du de områden inom vilka PV-klubben behandlar personuppgifter. I anslutning till respektive område anges även ändamålen och den lagliga grunden för behandlingen, vilka som mottar uppgifterna samt lagringsperiod m.m.
Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?
Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, adress, e-post, telefonnummer, medlemsnummer, födelseår och biluppgifter.
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Personuppgifterna behandlas för följande ändamål: att allmänt administrera medlemskapet,
uppfylla rättsliga skyldigheter avseende att upprätthålla medlems-register och -förteckning.
Vilken är grunden för behandlingen?
Personuppgifter för PV-klubbens medlemmar behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter att hantera medlemmarnas personuppgifter vid all hantering av trycksaker, hemsidan och avtal med företag och leverantörer.
Hur länge lagras uppgifterna?
PV-klubben lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. PV-klubben genomför därför regelbundna gallringar och revideringar bland personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. När ett medlemskap upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara medlemmens personuppgifter. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt efter att medlemskapet upphört. Dock har tidigare medlem rätt att vid förnyat medlemskap återfå det tidigare medlemsnumret.
Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?
PV-klubben behandlar personuppgifter avseende företrädare för kunder (exempel MHRF) leverantörer som vi har eller avser att ingå avtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress.
De som kan komma i kontakt med uppgifterna är huvudsakligen PV-klubbens styrelse, medlemsregisteransvarig samt andra funktionärer såsom lager- och order-personal.
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
PV-klubben behandlar personuppgifterna för att generellt kunna administrera avtal, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till kunden el ler leverantören som PV-klubben kan ha avseende de varor eller tjänster som PV-klubben köper.
Vilken är grunden för behandlingen?
For att kunna ingå och fullgöra avtal med kunder och leverantörer behandlar PV-klubben personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för kunderna och leverantörerna.
Med känsliga uppgifter avses i Policyn sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller andra uppgifter om en fysisk person.
PV-klubben behandlar aldrig känsliga uppgifter utan samtycke från den registrerade eller utan att det föreligger sådant stöd som framgår av artikel 9 i Dataskyddsförordningen, exempelvis för att fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd eller när behandlingen är nödvändig för att skydda den registrerades eller annans grundläggande intressen, när registrerad är fysiskt eller rättsligt förhindrad att ge samtycke, i vissa fall inom ramen för facklig verksamhet, om uppgifterna redan offentliggjorts av den registrerade, om det är nödvändigt med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.
Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar PV-klubben alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna. Personuppgifterna är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt. Detta gäller även avtal när PV-klubben är personuppgiftsansvarig.
3.1 ALLMÄNT
När PV-klubben samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter detta i varje fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån PV-klubben bedömer det nödvändigt. PV-klubben ska genomgående behandla personuppgifter på ett sådant sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är PV-klubben mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.
PV-klubben kan behandla personuppgifter genom att själv samla in och behandla uppgifterna självständigt och för egen räkning. PV-klubben kan därmed agera som personuppgiftsansvarig. I vissa fall är PV-klubben gemensamt personuppgiftsansvarig med en annan aktör (MHRF).
I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det, som nämnts ovan, i syfte att uppfylla lagstadgade krav eller krav som nödvändiga för att uppfylla våra förpliktelser gentemot medlem, styrelseledamot och andra funktionärer. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan fullgöra våra förpliktelser med den registrerade, exempel MHRF försäkring. Om den registrerade känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan denne kontakta PV-klubben (se nedan under Kontaktuppgifter), varefter vi kan ge den registrerade ytterligare information.
I de eventuella fall där PV-klubben är personuppgiftsbiträde ska PV-klubben ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsansvarig, exempel MHRF i samband med försäkringsansökan. Det är personuppgiftsansvarig (t.ex. MHRF) som bestämmer ändamål, behandling och lagringstider för personuppgifterna. När PV-klubben är personuppgiftsbiträde behandlas därför personuppgifterna alltid i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och i enlighet med personuppgiftsansvarigs instruktioner. Om PV-klubben är osäker på instruktionernas innebörd eller ansvarets omfattning bör PV-klubben som rutin efterfråga förtydligande från personuppgifter (t.ex. MHRF).
PV-klubben ser alltid till att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder och att tillgång till personuppgifterna enbart ges till en begränsad krets inom PV-klubbens verksamhet som verkligen behöver ha tillgång till dem i sitt verksamhetsområde.
Som framgår i efterföljande kapitel har den registrerade rätt till, bland annat, tillgång och rättelse av personuppgifter. I sådana fall rekommenderas den registrerade att i första hand ta kontakt med lämplig kontaktperson hos den personuppgiftsansvarige och först i andra hand kontakta PV-klubben, se kontaktuppgifter nedan.
4.1 RÄTT TILL TILLGÅNG
Den registrerade har rätt att vända sig till PV-klubben i egenskap av
personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som PV-klubben behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.
PV-klubben ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan PV-klubben komma att ta ut en avgift.
Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar begränsade eller raderade. Om den registrerade anser att PV-klubben behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller är ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.
Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.
Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade har PV-klubben i egenskap av personuppgiftsbiträde som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.
Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke el ler att behandlingen varit nödvändig.
Vid frågor om Policyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta PV-klubben enligt nedan.
Kontaktuppgifter
Namn: Svenska Volvo PV-klubben
Adress: Hovslagarevägen 31, 19254 Sollentuna
Telefonnummer: 08-6001 977
E-postadress: info@pv-klubben.org
PV-klubben förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera Policyn. Vid ändringar i Policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i Policyn, kommer PV-klubben att informera om detta på lämpligt sätt.
Senast uppdaterad den 4 maj 2019
