I den rådande situationen med coronaviruset får MHRF frågor från medlemsklubbarna rörande hur man bland annat ska hantera årsstämmor. Med anledning av detta har vi satt ihop denna vägledning.
Ställ in årsmötet eller genomför det digitalt
Motorhistoriska Riksförbundet rekommenderar att medlemsklubb som ska hålla årsmöte ställer in det tillsvidare eller genomför den via något digitalt/virtuellt verktyg om stadgarna inte uttryckligen anger att årsstämman ska genomföras fysiskt.
Möjliga konsekvenser
Att ställa in mötet kan innebära att den sista dagen då årsstämman ska genomföras enligt stadgarna passeras. Styrelsen tappar vid den tidpunkten sitt mandat då den varken beviljats ansvarsfrihet, fått fortsatt förtroende eller blivit vald. Styrelsen har formellt därmed inte möjlighet att uppfylla sina åtaganden.
Med tanke på denna unika situation är det rimligt att anta att leverantörer av varor och tjänster inte stoppar dessa. Det mest kritiska torde då vara föreningens ekonomiska medel och åtaganden. Det kan därför vara en god idé att säkerställa både tillgång till dessa och att ingångna åtaganden uppfylls så långt det är möjligt samt hålla berörda informerade.
Om årsstämman inte hålls stadgeenligt utan vid ett senare tillfälle är det stämman som avgör om styrelsen agerat ansvarsfullt och för föreningens bästa.
Läget är helt unikt och oförutsägbart. Allt kan därför inte hanteras som vanligt. Situationen förhindrar styrelsen att agera på det sätt den är bunden till av till exempel stadgar, avtal eller att göra vad den föresatt sig. Det gäller särskilt möjligheten att uppfylla det som skulle ha gällt enligt rättsligt bindande överenskommelser. Förutom det läge vi befinner oss i kan det äldre rättsbegreppet högre hand (som avser naturkrafter, så som sjukdom som inte kan kontrolleras eller undvikas) vara det styrelsen kan hänvisa till.
Förslag till information till klubbens medlemmar om inställt årsmöte
En lämplig text kan vara följande:
I dag har styrelsen i ”föreningens namn” tagit beslutet att ställa in årsmötet den ”datum, månad och plats”. Anledningen är spridningen av coronaviruset. Vi har alla ett ansvar mot varandra att inte sprida smittan vidare, och många av våra medlemmar och förtroendevalda utgör en extra utsatt riskgrupp som vi naturligtvis vill värna om. Styrelsen anser att det därför är viktigt att undvika sammankomster och möten som inte är absolut nödvändiga. Nytt datum för årsmötet kommer att meddelas, ”var/hur informationen kommer publiceras,” när den rådande situationen har normaliserats.
Att ställa in klubbmöten eller planerade aktiviteter
Motorhistoriska Riksförbundet rekommenderar också att klubbarna tills vidare ställer in planerade större träffar, t ex arrangemang med fordon, marknader och medlemsmöten. För mindre arrangemang bör klubben noga följa myndigheternas rekommendationer och göra en individuell bedömning. Smittspridningen avseende omikronvarianten är för närvarande hög och beräknas avta först i mitten av februari.
Mer information finns att hämta här
Föreningen bör följa myndigheternas rekommendationer. Information finns bland annat att finna via följande länkar: